Description du poste

Sous l’autorité du directeur général, l’adjoint ou l’adjointe administrative au directeur général assiste le directeur général dans ses fonctions administratives. Son principal mandat est d’accompagner, de soutenir et d’aider le directeur général et secrétaire-trésorier dans le traitement des dossiers courants et de certains mandats particuliers.

Principales responsabilités

• Exerce auprès de ses supérieurs, un rôle de soutien concernant l’administration courante. Effectue le contrôle des dossiers administratifs, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres de ses supérieurs et fait des rapports à leur demande;
• Assiste la direction générale et le responsable du greffe dans la réalisation des fonctions administratives, des responsabilités découlant du Code municipal et des divers mandats confiés par le conseil municipal;
• Prépare et transmets aux membres du conseil les documents nécessaires au bon déroulement des assemblées du conseil, séances publiques et comités de travail;
• Assiste aux assemblées du conseil municipal pour assister la direction générale;
• Rédige les règlements de la municipalité et les avis publics et s’assure de leur publication;
• Collabore à l’organisation, à la tenue et au suivi des séances du conseil et à la rédaction des ordres du jour, procès-verbaux des réunions du conseil et transmets les résolutions aux personnes et organismes concernés;
• Collabore à la rédaction et à l’adoption des règlements municipaux. Rédige et diffuse les divers avis publics exigés par la loi.
• Voit à ce que les différents rapports ou communications adressés à la mairie et à la Direction générale soient acheminés selon la nature du dossier aux services concernés;
• Convoque, organise et coordonne l’aspect matériel des réunions au besoin, et effectue le suivi des dossiers;
• Fait des travaux de recherche. Recueille et collige des données en provenance de diverses sources devant servir à rédiger des rapports articles discours, lettres, etc. à compléter des dossiers ou à fournir de l’information;
• Rédige des projets de lettres, mémos, etc.;
• Transcrit des tableaux, textes et autres documents en utilisant différents logiciels informatiques;
• S’assure du respect des délais dans les différentes procédures;
• Collabore à la préparation des élections municipales et à la tenue de tout scrutin référendaire ou consultation publique;
• Êst disponible pour travailler en dehors des heures normales de travaill
• Effectue toute autre tâche reliée à sa fonction et/ou requise par son supérieur immédiat;
• Exécute toute autre tâche requise afin d’assumer les responsabilités reliées à ce poste ou demandées par son supérieur immédiat.

Qualités requises

• Reconnue pour sa rigueur, sa capacité à travailler en équipe, son sens de l’organisation et sa polyvalence;
• Autonomie, sens de l’initiative et discrétion;
• Avoir un bon sens du service à la clientèle;
• Capacité de travailler sous pression dans un environnement au rythme rapide;
• Fait preuve de flexibilité.

Exigences du poste

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, un diplôme universitaire de premier cycle en droit ou autre formation équivalente;
• Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinentes dans une fonction de soutien administratif à la haute direction ou dans un environnement politique;
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite;
• Excellente maîtrise des logiciels reliés à la fonction, tels que Word, Outlook, Excel et PowerPoint.

Conditions de travail

Le salaire et les avantages sociaux sont établis selon les dispositions de la politique salariale en vigueur et l’expérience du candidat. Assurance collective et régime enregistré d’épargne-retraite (REER) collectif.

Candidature

Les personnes intéressées doivent faire parvenir une lettre de motivation et leur curriculum vitae par courrier ou par courriel au plus tard le 2 mars 2021 à 16 h 30, à l’attention de :

Comité de sélection : Concours poste d’adjoint(e) administratif(ive) et greffier(ère) adjoint(e)

À l’attention de M. Yves Tanguay, directeur général

Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton

112, rue Principale

Sainte-Cécile-de-Milton (Québec) J0E 2C0

Tél. : 450 378-1942 • Téléc. : 450 378-4621

Courriel : direction@miltonqc.ca

Le générique masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.